¿Qué es VeriFactu?

Veri*Factu es el nombre coloquial de la nueva normativa de sistemas informáticos de facturación impulsada por la Agencia Tributaria (AEAT) para combatir el fraude fiscal. Su objetivo es digitalizar y asegurar todo el proceso de facturación: cada programa de facturas debe generar automáticamente un registro electrónico único e inalterable por cada factura emitida y su anulación.

Estos registros integran datos clave (fecha/hora, importe, identificación del sistema, código HASH, etc.) que garantizan la integridad y trazabilidad de las facturas. Además, todas las facturas (completas o simplificadas) deberán incluir un código QR con información esencial y enlace a la sede de la AEAT. En resumen, VeriFactu exige que el software de facturación cumpla requisitos técnicos estrictos (registro digital, firma/Hash, eventos, QR, etc.) sin cambiar las obligaciones de facturar.

VeriFactu afecta a todos los empresarios y autónomos que emitan facturas con un sistema informático (ya sea programa de facturación, TPV o similar), tanto si tributan por IRPF como por Impuesto de Sociedades.

En la práctica, cualquier negocio con un punto de venta (tienda, restaurante, taller, etc.) deberá adaptarse. Las únicas excepciones son quienes no usan ningún software de facturación (facturan todo manualmente), los sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA y los acogidos a los regímenes fiscales forales vasco y navarro.

Fuera de estos casos puntuales, ningún sector se libra: desde comercios minoristas y hostelería hasta profesionales independientes deben prepararse para implantar VeriFactu en sus sistemas.

Los plazos son inminentes y no conviene esperar al final. Para los fabricantes de software existe ya un plazo (30/07/2025) para que sus programas estén adaptados. En cuanto a los usuarios finales, los sistemas de facturación deben estar operativos con Verifactu antes del 1 de enero de 2026 para empresas sujetas al Impuesto de Sociedades, y antes del 1 de julio de 2026 para el resto de autónomos y entidades. En resumen:

• 29 julio 2025: fecha límite para que los desarrolladores de software de facturación actualicen sus sistemas.
• 1 enero 2026: plazo máximo para que las empresas (S.A., S.L., etc.) emitan facturas con un programa compatible con Verifactu.
• 1 julio 2026: plazo análogo para autónomos y otros contribuyentes (IRPF) que usen un programa de facturación.

Esto significa que antes de esas fechas tu negocio debe tener actualizado o instalado el software adecuado.

No lo dejes para última hora, ya que la adaptación puede requerir tiempo de pruebas y entrenamiento del personal.

El nuevo reglamento impone que el programa informático de facturación que utilice tu empresa genere registros electrónicos que aseguren la integridad de cada factura. En la práctica, esto implica:

• Generar automáticamente un registro de facturación por cada factura emitida, y otro al anularla, incluyendo datos como importe, fecha/hora y un código Hash único.
• Garantizar la conservación e inalterabilidad de esos registros durante al menos 4 años.
• Incorporar en todas las facturas (completas o simplificadas) un código QR con información identificativa y enlace a la Sede electrónica de la AEATs.
• Registrar internamente eventos clave (por ejemplo, altas, bajas o incidencias en el sistema) para trazar cualquier cambio en el software.

Todas estas funciones deben estar certificadas por el fabricante mediante una declaración responsable. Si eliges la modalidad VERIFACTU*, tu sistema podrá además enviar cada registro de facturación de forma automática a la AEAT (esta es la opción más cómoda y recomendada). Si prefieres no enviar los datos en tiempo real, el sistema debe guardar localmente los registros firmados digitalmente para entregarlos si la Agencia los solicita. En cualquier caso, la nueva normativa exige contar con un SIF homologado: en adelante solo estará legal el software que cumpla estos requisitos.

Para reforzar la validez de cada factura, todos los documentos deben incluir un código QR legible. Este QR contendrá los datos esenciales de la factura y una URL que apunta a la página de verificación de la Agencia Tributaria. El propósito es que, con un simple lector QR (o la app oficial de la AEAT), el receptor pueda confirmar inmediatamente que la factura es auténtica y conocer su estado fiscal. En la modalidad VERIFACTU se aprovecha este QR para remitir la información a Hacienda en tiempo real; en la modalidad tradicional, el QR sirve para dar acceso al registro almacenado. En cualquier caso, no alteres ni borres manualmente ninguna factura ni registro, pues la ley exige trazabilidad completa del proceso.

En tiendas, bares, restaurantes y otros puntos de venta se suelen emitir muchas facturas simplificadas (tickets) a consumidores finales. La buena noticia es que bajo Veri*Factu estas facturas simplificadas también estarán sujetas a los nuevos requisitos: todas las facturas, incluso los tickets, deben llevar código QR.

Esto implica que los sistemas TPV y de caja actuales deberán actualizarse o reemplazarse por versiones homologadas capaces de generar registros con QR. En la práctica, deberás disponer de un software de facturación o TPV certificado que permita emitir los comprobantes diarios ajustados a Verifactu. Si dependes de un sistema antiguo o no tienes ninguno, evalúa adquirir uno homologado de inmediato. (La Agencia Tributaria ofrecerá un aplicativo web gratuito para emitir facturas con QR, pero solo admite facturas completas y exige identificación completa del cliente –no sirve para tickets simplificados).

• Consulta con tu proveedor de software. Pregunta si tu actual programa de facturación/TPV está homologado para Veri*Factu. Muchos fabricantes ya han publicado versiones actualizadas. Si tu software ya es compatible, normalmente bastará instalar la última actualización.
• Actualiza o cambia de sistema si es necesario. Si tu TPV o software de facturación no está preparado, deberás adquirir uno homologado. Existen múltiples soluciones en el mercado (algunos proveedores incluso ofrecen migraciones). Procura que el nuevo sistema genere automáticamente los registros exigidos, incorpore el QR y gestione el envío o guardado de los datos.
• Configura la modalidad deseada. Decide si usarás el modo VERIFACTU* (envío automático a Hacienda) o bien conservarás los registros internamente. En todo caso el software debe guardar los registros cifrados y firmados para presentarlos a la AEAT si los pide.
• Aprovecha el plazo. Ya conoces las fechas: hasta 1/1/2026 (empresas) o 1/7/2026 (autónomos) es el plazo para adaptar tu sistema. Conviene hacerlo cuanto antes para evitar prisas de última hora. Dedica tiempo a probar el nuevo sistema, formar al personal y verificar que todo funcione correctamente antes de los plazos legales.
• Mantén todo documentado. Conserva el comprobante de actualización o contratación del nuevo software, así como la documentación técnica que acredite su certificación. En caso de inspección, podrás demostrar que tu sistema cumple con la normativa (recordemos que un software certificado exime de responsabilidad al usuario).

En Telsystem entendemos la importancia de esta transición y estamos preparados para acompañarte en cada paso.

Ofrecemos soluciones completas de facturación TPV homologadas con Veri*Factu y servicio de soporte para la implantación. Nuestro equipo te asesorará sobre el mejor software para tu negocio, realizará la actualización o migración necesaria y te formará en su uso. Con nuestra ayuda podrás cumplir con la normativa sin complicaciones técnicas, evitando retrasos y riesgos.

¡No esperes más! Ponte en contacto con nosotros para planificar la adaptación de tu sistema de facturación antes de los plazos legales.